Como terceirizar?

 Como terceirizar atividades gerando o menor impacto possível nas rotinas já em andamento?

Nos artigos “Por que terceirizar?” e “O que terceirizar?“, sobre o tema terceirização expusemos tópicos voltados à explicação das vantagens de uma boa cultura de terceirização, de que atividades são mais vantajosas quando alocadas nas mãos de terceiros e alguns aspectos trabalhistas.

Muito bem.

Superados estes questionamentos mais comuns acerca dos processos de terceirização e uma vez decidida a estratégia de utilizar terceiros nas rotinas internas de sua empresa, que nos parece a tendência mais moderna da administração de departamentos contábeis, fiscais e financeiros, entendemos que o próximo passo relevante refere-se a como dar início à terceirização de atividades sem que esta transição gere impactos nas rotinas já em andamento.

Sendo assim, iremos elencar abaixo alguns passos para que todo o desenvolvimento se desenrole da melhor forma possível, segundo nossa experiência adquirida ao longo dos últimos anos e após inúmeras implantações de terceirização de atividades.

Passo 1: Tenha claro o que será terceirizado e o que deve ficar com os colaboradores internos

Em nossa segunda matéria sobre terceirização focamos especificamente em comentar este tema e, para não sermos redundantes, resumimos como sendo o seguinte:

• Dê preferência para terceirizar primeiramente as atividades transacionais, ou seja, aquelas que não são estratégicas da empresa ou do departamento e que demandam muito tempo para serem executadas;
• Tenha em seu orçamento recursos para terceirizar atividades sazonais ou pontuais, que naturalmente estão fora do dia-a-dia do dimensionamento normal da equipe. Alguns exemplos como reconciliações contábeis de última hora solicitadas pela auditoria, fiscalizações com escopo muito grande, retificação de obrigações acessórias já entregues, lançamento de documentos que por algum motivo ficaram acumulados e não foram dadas as devidas entradas no ERP da companhia ou no sistema fiscal etc;

Utilize terceiros em projetos especiais, como implantação de softwares e sistemas, lançamento de um novo negócio na empresa que necessitará de uma equipe focada no projeto por alguns meses, entre outras necessidades que estão fora do normalmente planejado pela equipe. Para mais detalhes, confirma o artigo “O que terceirizar?“.

Passo 2: realize um mapeamento detalhado das atividades que serão terceirizadas

Após selecionadas as atividades que serão realizadas por profissionais terceiros, faz-se necessário realizar um mapeamento detalhado de como estas atividades são desempenhadas atualmente (“as-is”).

Este mapeamento deve, necessariamente, ter três componentes principais, que listamos abaixo:

• Desenho do fluxo do processo: Uma sugestão é a utilização do Microsoft Visio ® para esta etapa de desenho. Ele já possui todos os componentes que integrarão o fluxo pré-formatados e possibilita à equipe que fará o mapeamento maior agilidade e clareza nos desenhos a serem realizados.

É muito importante ressaltar que cada “caixinha” desenhada no fluxo deve conter uma ação, que será posteriormente detalhada em documento à parte. Para ficar mais didático, basta associar que cada caixa deve conter um verbo, indicando uma atividade (ação) desempenhada. Segue um exemplo de fluxo abaixo:

 

• Ferramentas utilizadas no desempenho de cada atividade: Uma vez desenhado o fluxo, é de extrema importância que se identifique em cada item do mesmo a ferramenta utilizada para seu desempenho. Em nosso exemplo de fluxo acima, já identificamos em uma linha embaixo de cada atividade a ferramenta utilizada, que em nosso exemplo encontramos: WEB, Excel, RM (ERP) e manual (atividade realizada manualmente).
• Manuais de procedimento ou “desk-procedures”: para cada item do fluxo desenhado faz-se necessário escrever um manual detalhado de como a atividade ou ação é realizada. Este manual necessita conter todas as informações para que, no limite, alguém que nunca desempenhou aquela rotina, numa necessidade consiga encontrar ali toda a base para fazê-la. Obviamente, não estamos contemplando o conhecimento técnico esperado pelo profissional que desempenhará a rotina, ou seja, se o trabalho envolve a área fiscal ou contábil por exemplo, parte-se do princípio que a pessoa que irá utilizar o manual para realizar a atividade já tenha conhecimentos na área.

O manual ou desk-procedure tem o intuito de explicar de forma minuciosa as rotinas operacionais e as particularidades do trabalho a ser feito, como usuários e senhas de sistemas, para quem enviar as informações após a atividade ser realizada, como e porque cada tela de um sistema deve ser preenchida, eventuais particularidades encontradas etc.

Feitos os mapeamentos, elencamos abaixo os próximos passos para a implantação efetiva da terceirização:

• Teste dos fluxos e manuais: Após desenhados os fluxos e elaborados os manuais é muito importante garantir que os mesmos estão “funcionando”. Para tanto, geralmente pede-se que outra pessoa da área, que não seja o mesmo profissional que já desempenha as atividades, tente realizá-las somente com o apoio do manual. Este passo é relevante, pois aqui serão identificados pontos que podem ser melhor esclarecidos no desk-procedure e peculiaridades que não foram originalmente contempladas.
• Análise qualitativa: finalmente, antes de terceirizar a atividade selecionada e que, agora, já foi mapeada e testada, vale muito à pena que os responsáveis pelo departamento que está terceirizando alguma de suas rotinas (geralmente o coordenador ou o gerente) se debrucem sobre os fluxos e manuais e aproveitem a oportunidade para revisá-los tecnicamente. É comum identificar-se pontos de melhoria e, inclusive, condições técnicas contábeis, fiscais e financeiras que possam gerar valor para a empresa.
• Implantação: para que seja realizada a “passagem de bastão” de quem realiza a atividade atualmente para quem irá desempenhá-la daqui para frente, recomendamos que haja um período de transição, onde ambos profissionais ficarão juntos realizando as atividades por um tempo pré-determinado. Este tempo pode variar bastante de atividade para atividade. Via de regra, consideramos os seguinte fatores para chegarmos em um período ideal:

1. Atividade rotineira e não sazonal: Uma semana, sendo 2 dias com o profissional que irá entregar a atividade realizando-a e explicando-a para quem irá assumir e mais 3 dias com quem irá assumir realizando-a e sanando as dúvidas com o que irá deixar a função.
2. Atividade rotineira, mas sazonal (exemplo – fechamento): 35 dias, com início 5 dias antes do fechamento. Nestes primeiros 5 dias há a simulação de um fechamento com o profissional que irá assumir as rotinas. Daí ocorre o fechamento real que será realizado pelo profissional já o desempenha e 30 dias depois o profissional que irá assumir as atividades realiza o fechamento real, acompanhado pelo que irá deixar a posição.

Para fecharmos, vale comentar que o processo de terceirização pode trazer, como vimos acima, além das vantagens já comentadas nas outras duas matérias, a oportunidade de revisitarmos as atividades que serão realizadas por terceiros, melhorando-as e gerando valor para o negócio, quer seja em maior qualidade nas atividades que serão terceirizadas, quer seja em economia para a corporação.